De Product Backlog is bij uitstek geschikt om organisatie breed te worden toegepast.

In Scrum kennen we de Product Backlog en de Sprint Backlog voor de ICT. In de Product Backlog staan alle vereisten omschreven die nodig zijn om tot een software product te komen. De vereisten worden op basis van klantwaarde geprioriteerd en de belangrijkste daarvan gaan vervolgens de Sprint Backlog in. Hier definieert het Scrum team de benodigde acties om tot de vereisten te komen welke gedurende die sprint zullen worden gemaakt.

Op organisatie breedte kunnen in de Product Backlog projecten, acties, campagnes, producten en andere activiteiten worden opgenomen. Dit helpt overzicht te krijgen wat voor de klant nu de meeste waarde heeft. Vaak loopt er een parallel met wat er intern moet gebeuren om extern iets op te kunnen leveren. Maar vaak heeft de klant geen boodschap aan wat er intern nog gestroomlijnd moet worden. Dit zijn zaken die op de achtergrond geregeld moeten worden.

Hoe werkt prioriteren op klantwaarde nu precies?

Bij het ordenen van de Product Backlog gaat het erom dat je aan de klant vraagt welke van de activiteiten nu de meeste waarde voor hem of haar heeft. Het gaat hierbij om relatieve waarde en niet om geld waarde. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je zelf iets tot in de puntjes wil perfectioneren, alvorens het aan de klant te laten zien. Dit terwijl de klant, bij navraag, al veel eerder tevreden zou zijn. Om continu zoveel mogelijk klantwaarde te kunnen leveren is het dus van belang dat je de wensen en behoeften van de klant goed in beeld hebt. Een hechte klantrelatie met goede communicatie is hierbij essentieel. Zodra je weet hoeveel waarde elke activiteit in de ogen van de klant heeft, is het tijd om de workload per activiteit te definiëren.

Het definiëren van de workload gebeurt, net als bij de klantwaarde, relatief. Het gaat hierbij dus niet om exacte werkdagen of uren, maar om de hoeveelheid werk van de ene activiteit in vergelijking met een andere activiteit. Zo kan de ene activiteit misschien wel vier keer meer werk zijn dan een andere activiteit, al weet je nog niet hoeveel uur dat precies is. Je kunt wel inschatten dat het ene zo is afgetikt en dat het andere nog meer onderzoek vereist.

Product Backlog en workload

Door op deze manier de workload per activiteit in kaart te brengen, kun je in combinatie met de gegeven hoeveelheid klantwaarde, beginnen met prioriteren. Uiteraard wil je beginnen met die activiteiten die het meeste klantwaarde opleveren. Welke daarvan als eerste aan de beurt zijn, hangt af van de bijbehorende workload en beschikbare capaciteit van de medewerkers. Indien er weinig tijd is naast de gewone werkzaamheden, pak je als eerste die activiteiten op waarbij de workload laag is maar de klantwaarde juist hoog. Indien er alleen activiteiten met een hoge klantwaarde en een grote workload zijn uitgekomen is het tijd om de Product Backlog te herzien. Misschien kunnen activiteiten worden opgesplitst in kleinere delen, waardoor de klantwaarde hoog blijft, maar de workload juist kleiner wordt. Op deze manier kun je elke paar weken (soms zelfs dagen) iets aan de klant presenteren of opleveren wat voor hem of haar waarde heeft. Dit zorgt voor transparantie, vertrouwen en een hechtere klant relatie.

Tijdens onze eendaagse workshop ‘Prioriteren op klantwaarde’ leggen we u dit principe verder uit en helpen wij om de eerste Product Backlog op te stellen, zodat je de dag daarna er meteen mee aan de slag kunt.